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Um **fluxograma de processo padrão** descreve um processo ou fluxo de trabalho usando linhas com setas e outros símbolos significativos. É uma representação visual de um fluxo de trabalho usando símbolos comuns de fluxograma. Geralmente, eles são usados ao analisar ou melhorar um processo de fabricação ou comercial. Diferentes tipos de fluxogramas de processo comunicam processos distintos ilustrando atividades, decisões, entradas, saídas e direção do fluxo.
Fluxograma Básico
Um fluxograma básico usa símbolos comuns de fluxograma para descrever as etapas de um processo. É fácil de entender e mostra a ordem das atividades usando setas. Fluxogramas básicos podem retratar processos de alto nível com poucos detalhes e ser usados por pessoas com pouco conhecimento técnico do processo.
Fluxograma de Implantação
Um fluxograma de implantação mostra as tarefas em um processo e quem as executa. Este fluxograma mostra responsabilidades funcionais ou departamentais ao representar processos ao longo de um eixo horizontal ou vertical. Ele demonstra como um processo é dividido entre grupos ou indivíduos. Os fluxogramas de implantação são úteis para destacar a responsabilidade, a colaboração e os pontos de transferência em um mapa de processo. Eles também mostram onde os recursos podem ser alocados para melhorar a eficiência ou reduzir os tempos de ciclo.
Fluxograma D Swimlane
Os fluxogramas D swimlane usam faixas retangulares para separar funções ou departamentos. Eles são semelhantes aos fluxogramas de implantação, mas concentram-se mais na responsabilidade de cada ator no processo. Os fluxogramas D swimlane ajudam a eliminar redundâncias ou gargalos em um procedimento operacional padrão ao esclarecer quem faz o quê. A demarcação clara das faixas também simplifica a comunicação entre as partes interessadas e ajuda a identificar áreas para melhoria rapidamente.
Gráfico de Bolhas
Os gráficos de bolhas são diferentes do uso de qualquer outro símbolo de fluxograma. Aprender a ler e criá-los é bastante interessante. Os principais componentes de um gráfico de bolhas são os processos representados por bolhas, com setas mostrando as interações entre os processos. Os gráficos de bolhas ajudam a representar as inter-relações dos processos, especialmente quando os elementos interagentes são importantes para entender o comportamento do sistema. Eles criam uma visualização simples de ligações. Os usuários iniciantes de gráficos de bolhas podem ter dificuldade em entender como lê-los claramente.
Fluxos de Trabalho
Os fluxos de trabalho são semelhantes aos fluxogramas básicos, mas o foco é puramente na sequência de tarefas em um processo. Os fluxos de trabalho geralmente incluem detalhes como duração da tarefa, recursos atribuídos e dependências da tarefa. Devido ao seu nível de detalhe, eles são normalmente usados para documentar atividades operacionais. Os fluxos de trabalho auxiliam o gerenciamento de projetos, a alocação de recursos e a otimização de processos por meio da representação detalhada orientada a tarefas.
A manutenção de um fluxograma de processo depende principalmente do tipo de meio. Os fluxogramas baseados em software precisam ter o software atualizado regularmente para suporte do sistema. Eles também precisarão de treinamento para o pessoal para que possam usar o software de forma eficiente. Em um fluxograma baseado em hardware, o hardware precisará de reparos frequentes para garantir que a máquina funcione. Neste caso, a responsabilidade pelos reparos será do proprietário do negócio ou do fornecedor de serviços, conforme estipulado no contrato de nível de serviço (SLA).
Alguns outros pontos importantes de um diagrama de fluxo de processo que precisam ser mantidos são os seguintes:
Armazenamento e backup:
Os fluxogramas digitais precisarão de backups periódicos para evitar perda de dados. Os diagramas de fluxo de processo (PFDs) são criados para máquinas e seu funcionamento. Se o fluxograma for perdido por algum motivo, pode haver um grande impacto na gestão e manutenção do ativo e, possivelmente, no próprio ativo.
Controle de versão:
Se o diagrama de fluxo de processo foi atualizado, a versão mais antiga deve ser mantida. Isso facilitará a referência a revisões anteriores, se necessário.
Colaboração e acesso:
Se várias equipes estiverem envolvidas na manutenção do fluxograma, é melhor ter um único ponto de acesso para edições e atualizações. Manter um único ponto de acesso garantirá que todos os membros estejam na mesma página e reduzirá as chances de alterações conflitantes.
Documentação e anotação:
Quaisquer alterações feitas no fluxograma de processo devem ser documentadas com explicações e razões para a mudança. Isso garantirá transparência quando as alterações forem feitas e também facilitará a compreensão da lógica ao se referir a alterações anteriores.
Os fluxogramas podem ser usados em várias disciplinas e indústrias. Aqui está uma olhada em alguns dos cenários de uso padrão de fluxogramas.
Fabricação e produção
As indústrias usam fluxogramas de processo padrão para otimizar os processos de produção e simplificar o fluxo de trabalho. Eles mostram processos de produção complexos para indústrias como processamento de alimentos, química e fabricação de eletrônicos.
Gerenciamento e administração
No domínio do gerenciamento e administração, os fluxogramas de processo padrão são usados para ilustrar estruturas organizacionais e responsabilidades de trabalho, criar estratégias para fluxos de trabalho e processos de negócios, otimizar a alocação de recursos e visualizar cronogramas e marcos de projetos.
TI e desenvolvimento de software
Os departamentos de TI usam diagramas de fluxograma para gerenciamento de suporte de TI, desenvolvimento de software, design de sistema e gerenciamento de rede, entre outras coisas. As equipes de TI os usam para mostrar ordens de execução de código, arquiteturas de sistema, processos de solução de problemas, etc.
Educação e treinamento
Escolas e organizações de treinamento podem usar fluxogramas de processo padrão para mostrar processos de ensino, processos de gerenciamento de alunos e processos administrativos, etc. Eles também podem ser usados para visualizar sistemas de conhecimento, mapas mentais e estruturas de cursos.
Saúde e medicina
A indústria da saúde usa fluxogramas de processo padrão para otimizar vias clínicas, procedimentos médicos e processos de saúde. Eles também mostram processos de gerenciamento de pacientes, processos de tratamento e processos de resposta a emergências.
Construção e engenharia
As equipes de adição e engenharia podem usar fluxogramas de processo padrão para mostrar processos de desenvolvimento de projetos, fluxos de trabalho de construção e processos de design de engenharia. Eles também são úteis para gerenciamento e agendamento de recursos.
Negócios e finanças
Em negócios e finanças, os fluxogramas de processo padrão são usados para ilustrar processos financeiros, gerenciamento de orçamento e auditoria de despesas. Eles também podem mostrar processos operacionais de negócios, gerenciamento de vendas e processos de atendimento ao cliente.
Alimentos e hospitalidade
Na indústria de alimentos e hospitalidade, os fluxogramas de processo padrão são usados para ilustrar processos de produção de alimentos, processos operacionais de restaurantes e gerenciamento de catering. Eles também são úteis para controle de qualidade e gerenciamento de segurança alimentar.
Logística e cadeia de suprimentos
Os fluxogramas de processo padrão são usados em logística e cadeia de suprimentos para mostrar processos logísticos, processos de armazenagem e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Eles também ilustram processamento de pedidos, expedição e gerenciamento de estoque.
Ao escolher padrões de fluxograma, deve-se considerar o público ou a equipe que usará o fluxograma. Pessoas diferentes têm percepções diferentes e é importante considerar o que os outros trarão para a mesa ao analisar o processo em questão. Além disso, tempo suficiente deve ser alocado para o estudo de cada símbolo representado no fluxograma de processo padrão, de modo que nenhuma pedra seja deixada por virar. Isso é particularmente importante quando a pessoa em questão é um dono de negócio que busca transmitir informações para as partes interessadas, como investidores ou clientes.
Outro ponto a ponderar ao escolher um fluxograma de processo é a complexidade do processo que está sendo analisado. Processos simples podem ter representações visuais diretas, mas processos mais complexos podem exigir análises aprofundadas, o que pode levar ao uso de símbolos suplementares e cores vívidas. Essencialmente, escolher a representação do fluxograma para processos mais complicados será altamente relativa ao que os outros acabarão vendo e as informações cruciais que precisam ser comunicadas.
Considerações também podem ser feitas com base na intenção do autor; ou seja, donos de negócios que buscam repassar informações para sua equipe procurarão um fluxograma que seja fácil de ler e entender para que toda a equipe possa estar na mesma página em relação ao que é importante. Além disso, as partes interessadas, como investidores, exigirão gráficos com símbolos mais sofisticados para que apenas as informações críticas e relevantes cheguem a um público especializado com alto nível de compreensão.
Um ponto final a considerar é a familiaridade do público com o processo em questão. Quando o público do show-mover tem pouco conhecimento do processo em questão, é necessário um fluxograma com explicações extensas e símbolos simples; no entanto, quando o público está familiarizado com o processo, o fluxograma pode ser mais conciso e direto com a inclusão de símbolos familiares.
P1: Qual é o objetivo de um fluxograma de processo?
R1: Um fluxograma de processo auxilia na compreensão de um esboço do processo entre as partes interessadas. Ele serve como um guia para indivíduos novos no processo e identifica áreas para melhoria ao revelar redundâncias e gargalos.
P2: Quais são as limitações de um fluxograma?
R2: A principal limitação de um fluxograma é que ele não pode apresentar padrões de relacionamento complexos. Além disso, leva muito tempo para criar e pode exigir muitas páginas para apresentar informações.
P3: Quais são algumas alternativas a um fluxograma?
R3: O esboço mais prevalente de um processo é descrito em formato escrito. No entanto, este método não destaca as interconexões entre as diferentes etapas. Outra alternativa é um mapa mental que demonstra a relação entre um tema central e seus vários subtópicos.
P4: Quais são algumas sugestões para fazer um fluxograma?
R4: Comece identificando a etapa final do processo e, em seguida, trabalhe para trás para encontrar outras etapas. Ignore a estrutura hierárquica do processo e concentre-se nas interconexões entre os diferentes componentes. Utilize tecnologia para criar uma versão digital do gráfico.
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