Comunicação suave

Tipos de Comunicação Suave

Comunicação suave se refere a ferramentas eletrônicas que ajudam as pessoas a se conectarem. Embora haja muitas ferramentas disponíveis para comunicação suave, todas funcionam da mesma maneira. Todas produzem ondas sonoras quando uma pessoa fala no dispositivo. Essas ondas sonoras são transformadas em sinais eletrônicos que a outra pessoa pode ouvir.

Hoje, as pessoas têm muitas opções para dispositivos de comunicação suave. Elas podem usar ferramentas modernas ou optar por dispositivos tradicionais. A diferença entre essas duas categorias de ferramentas de comunicação é a forma como operam. Dispositivos modernos operam usando a internet, enquanto ferramentas tradicionais usam linhas telefônicas. Ambas as categorias podem ser divididas em dispositivos portáteis e fixos.

Ferramentas de comunicação suave portáteis são portáteis, então é possível levá-las para qualquer lugar. As ferramentas tradicionais incluem telefones com fio e rádios HT. As duas diferem ligeiramente porque um rádio HT funciona como transmissor e receptor, enquanto um telefone pode ser apenas transmissor ou receptor, dependendo se uma pessoa está ligando ou recebendo uma ligação. As ferramentas de comunicação modernas também são transmissoras e receptoras em um. Alguns exemplos incluem smartphones, fones de ouvido Skype e telefones VoIP.

Alguns tipos de dispositivos de comunicação suave são chamados de softphones. Este termo se refere a softwares em um computador ou dispositivo móvel que faz e recebe chamadas telefônicas pela internet. Exemplos de softphones são programas como Line, Wechat, Skype, Viber e WhatsApp. Esses programas funcionam como um telefone, mas ficam em um computador. Todos os telefones de protocolo de internet (IP) que não são telefones fixos com tela e teclado também são softphones.

Ferramentas de comunicação suave fixas incluem coisas como interfones e telefones VoIP. Telefones VoIP podem se conectar à internet ou a um computador e operar como um telefone tradicional. A principal diferença entre os telefones VoIP e os telefones tradicionais é que os telefones VoIP usam a internet.

Funções e recursos de comunicação suave

Um sistema de comunicação suave possui muitos recursos adaptados às necessidades exclusivas de empresas e organizações. Esses incluem os seguintes;

• Correio de voz para e-mail

  O recurso de correio de voz para e-mail envia mensagens de voz deixadas em uma caixa de correio de voz como um anexo por e-mail. Portanto, as pessoas podem ouvir mensagens de voz usando seus telefones ou computadores pessoais. Este recurso é importante para gerenciar as comunicações no local de trabalho. Os funcionários podem receber mensagens de voz rapidamente e convertê-las em texto, que pode ser transferido para uma pasta de correio de voz para armazenamento e recuperação eficientes. Além disso, este recurso aumenta a produtividade e economiza tempo para os funcionários, reduzindo a necessidade de responder a mensagens de voz.

• Música em espera

  O recurso "música em espera" reproduz música ou outras formas de entretenimento quando um chamador é colocado em espera. Este recurso alivia a dor que vem com o silêncio, mantendo o chamador engajado. Pode ser usado para fins de marketing, como promover novos produtos e serviços. As empresas podem usar este recurso para melhorar a imagem da marca, retendo os chamados e minimizando o tempo de espera percebido.

• Conferência telefônica

  O recurso de conferência telefônica permite que muitas pessoas participem de uma chamada ao mesmo tempo. Este recurso pode conectar eficientemente até 100 participantes em uma única chamada. Além disso, cada participante pode ingressar ou sair da conferência telefônica a qualquer momento. O recurso possui opções para silenciar, gravar e até transferir chamadas. Muitas organizações empresariais utilizam essa ferramenta para reuniões de equipe, discussões ou até mesmo para realizar entrevistas. Também ajuda a economizar tempo. Em vez de várias pessoas trabalhando juntas em conversas separadas, elas podem conversar ao mesmo tempo.

• Monitoramento de chamadas

  Softphones permitem o monitoramento de chamadas em conformidade com as políticas estabelecidas e os padrões de desempenho. O recurso serve como uma ferramenta vital para avaliar a qualidade das chamadas, melhorar a entrega do serviço e garantir a satisfação geral do cliente. Ele possui várias capacidades, como observar chamadas ativas, comentar sobre a importância das chamadas e calibrar o desempenho ideal por meio da avaliação do desempenho. Isso leva ao desenvolvimento contínuo das habilidades dos agentes por meio da revisão de chamadas e do gerenciamento de desempenho direcionado.

Cenários

O mercado pode ser segmentado de acordo com os tipos de comunicações suaves, incluindo softphones, que devem apresentar um crescimento substancial nos próximos anos. Em 2021, o mercado global de softphones foi avaliado em 2,93 bilhões e deve crescer a uma taxa anual composta (CAGR) de 12,8% até atingir 7,5 bilhões em 2031. Alguns dos setores proeminentes que usam softphones são:

• Setor de saúde: Os médicos podem fazer chamadas rapidamente por meio de softphones em instituições de saúde, como hospitais, para discutir pacientes com seus colegas. Além disso, no atendimento de saúde remoto, profissionais médicos qualificados podem conversar sobre casos com outros, especialmente especialistas, quando necessário. Eles podem entrar em contato com a equipe médica qualificada em qualquer lugar usando a internet e um softphone, principalmente em áreas rurais. Os hospitais podem usar o sistema IVR do softphone para criar equipes de atendimento automatizadas, configurar portais do cliente e fornecer lembretes de agendamento automatizados e chamadas de acompanhamento.
• Imobiliária: Os agentes podem utilizar chamadas de softphone para fazer e receber inúmeras chamadas enquanto exibem propriedades. Também pode aprimorar e ampliar o alcance das iniciativas de co-marketing com parceiros e corretores imobiliários. Usando o recurso de gravação de chamadas de softphone, os agentes podem revisar conversas importantes e treinar candidatos novamente, especialmente os novos, usando os roteiros de vendas fornecidos pelos líderes da equipe. As consultas de clientes e clientes podem ser atendidas com mais rapidez e eficácia, especialmente em um setor definido pela competitividade.
• Setor corporativo: Softphones facilitam a comunicação suave e fácil entre os funcionários por meio de mensagens internas de voz, vídeo e bate-papo entre colegas. Como resultado, a produtividade e a colaboração melhoraram significativamente. O software também oferece uma ampla gama de recursos, incluindo encaminhamento de chamadas, correio de voz virtual, triagem de chamadas, gravação de chamadas e roteamento, o que aumenta a eficiência.
• Setor educacional: Professores e alunos podem fazer chamadas e realizar discussões em sala de aula por meio de softphones. Além disso, as chamadas importantes podem ser gravadas para revisão posterior, garantindo que os professores não pulem nenhum material crucial. Para sessões de tutoria, conversas com pais ou para adicionar um toque pessoal ao alcance educacional, os educadores podem usar o recurso de discagem automática para economizar tempo. A troca de mensagens integrada permite que os professores compartilhem materiais de estudo, tarefas de casa e recursos educacionais, promovendo uma comunicação eficaz dentro da comunidade educacional.
• Comércio eletrônico e varejo: O sistema de softphone integrado ao ERP pode ajudar no varejo, oferecendo uma experiência de compra perfeita que permite fazer chamadas diretamente do CRM sem ter que fazer login no discador. As empresas de varejo podem melhorar e automatizar o atendimento ao cliente personalizado acessando rapidamente as informações e o histórico do cliente.
• Transporte e logística: Softphones permitem a colaboração perfeita da equipe, permitindo uma resolução de problemas mais rápida. A integração com o software de logística agiliza as chamadas diretamente dos detalhes do pedido ou do envio. Recursos como roteamento de chamadas garantem que as chamadas sejam atendidas prontamente, melhorando a comunicação.

Como escolher ferramentas de comunicação suave

As ferramentas de comunicação suave apresentam inúmeras opções para empresas e compradores modernos. Ao selecionar uma solução, considere esses fatores para uma comunicação bem-sucedida, produtividade e retorno sobre o investimento.

• Objetivo: As pessoas usam comunicações suaves para diferentes funções, como videoconferência, mensagens em equipe e VoIP. Portanto, os compradores precisam identificar os recursos das ferramentas que atendam às suas necessidades. Por exemplo, empresas que buscam um provedor de serviços de chamada confiável devem escolher software com recursos de telefonia avançados, como gravação de chamadas, correio de voz e aplicativos móveis.
• Integração: Selecione uma ferramenta de comunicação suave que se integre perfeitamente aos fluxos de trabalho e sistemas existentes. Por exemplo, escolha um software de mensagens em equipe que possa se conectar a plataformas de gerenciamento de projetos, soluções CRM e outros aplicativos de produtividade. Isso pode aumentar a eficiência e promover a colaboração entre as diferentes áreas funcionais.
• Escalabilidade: Os clientes devem escolher um software de comunicação que possa se ajustar às suas necessidades em constante mudança à medida que expandem ou reduzem sua força de trabalho. Soluções com planos de preços flexíveis e pacotes de recursos são dignas de consideração.
• Experiência do usuário: A experiência do usuário (UX) intuitiva é importante para a adoção e utilização da ferramenta. Os compradores devem considerar a avaliação da usabilidade e da interface do software de comunicação antes de tomar uma decisão de compra.
• Custo: As empresas podem precisar de ferramentas de comunicação suave para manter a produtividade e atender às necessidades dos clientes. No entanto, eles devem considerar o custo total de propriedade (TCO), que inclui taxas de assinatura, custos de manutenção e quaisquer despesas relacionadas à implantação.
• Recursos: Depois de avaliar suas necessidades e orçamento, os compradores devem procurar uma ferramenta que tenha recursos que atendam a essas necessidades. Por exemplo, o software VoIP deve ter encaminhamento de chamadas, gravação de chamadas e outros recursos de telefonia, enquanto as ferramentas de videoconferência precisam ter compartilhamento de tela, bate-papo e outros recursos de colaboração.
• Segurança: Os compradores desejarão proteger seus dados privados e comunicações, portanto, devem selecionar uma ferramenta que tenha medidas de segurança fortes. Essas medidas devem incluir criptografia, autenticação de dois fatores e auditorias de segurança regulares.

Perguntas e respostas sobre comunicação suave

P1: O que é comunicação suave?

R1: A comunicação suave transmite os pensamentos, ideias e crenças de um indivíduo ou grupo sobre um determinado assunto F de forma gentil e cortês. Isso aumenta uma resposta positiva e uma conexão envolvente com os outros. A frase está associada a traços de comunicação, por exemplo, polidez, cordialidade e abertura.

P2: Por que a comunicação suave é importante?

R2: A comunicação suave é importante porque ajuda a criar uma conexão emocional com o público. Facilita o entendimento mútuo, alivia a tensão em situações difíceis e constrói confiança entre as partes. A comunicação suave também promove habilidades de escuta ativa e incentiva a resposta e o feedback positivos. Permite a transmissão de mensagens clara e eficaz e ajuda a estabelecer relacionamentos de trabalho fortes.

P3: Qual é um exemplo de comunicação de habilidades suaves?

R3: Exemplos de habilidades de comunicação suave incluem comunicação não verbal, escuta ativa, empatia, cordialidade, mente aberta e autoconfiança. Outros são trabalho em equipe, resolução de problemas, gestão de tempo, adaptabilidade e criatividade. Essas habilidades desempenham um papel fundamental na formação de relacionamentos positivos, seja profissionalmente ou pessoalmente.

P4: Quais são as 7 habilidades suaves?

R4: As 7 habilidades suaves incluem liderança, comunicação, trabalho em equipe, adaptabilidade, resolução de problemas, inteligência emocional e gestão. Quando combinadas com habilidades duras, elas podem melhorar muito a capacidade de uma pessoa de trabalhar e liderar outras pessoas, obter uma compreensão mais profunda das capacidades profissionais e responder às mudanças.

P5: Quais são as 10 habilidades suaves?

R5: As 10 habilidades suaves são habilidades de resolução de problemas, comunicação eficaz, habilidades de liderança, adaptabilidade, criatividade, inteligência emocional, capacidade de trabalhar com outras pessoas, resolução de conflitos, humildade e uma atitude otimista. Essas habilidades suaves se relacionam com a forma como as pessoas interagem, trabalham e pensam.