Sistema de gestão de ativos fixos

Tipos de sistemas de gestão de ativos fixos

Um **sistema de gestão de ativos fixos** pode simplificar muito o rastreamento, a gestão e a elaboração de relatórios de ativos fixos para várias organizações. Aqui está uma visão geral de alguns sistemas de gestão de ativos que os utilizadores podem escolher:

• Planilhas

  Os sistemas baseados em planilhas são adequados para pequenas organizações ou para aquelas que estão apenas a começar a gerir ativos fixos. Permitem que os utilizadores criem bases de dados de ativos personalizadas. Os utilizadores podem rastrear o custo de aquisição, a data, a depreciação e a localização de um ativo utilizando planilhas como o Excel. Quando uma organização precisa de gerir mais ativos ou requer funcionalidade adicional, uma planilha é uma ótima forma de começar.

• Pacotes de software de secretária

  Pacotes de software de secretária como o FARO ou o Asset Panther são mais avançados que as planilhas. Estes programas de software podem ser instalados num PC ou numa secretária. Normalmente fornecem funcionalidades como cálculos automáticos de depreciação, rastreamento de ativos e relatórios financeiros.

• Sistemas baseados na Web

  As organizações precisam de conseguir gerir ativos fixos a qualquer hora e de qualquer lugar. Com sistemas de gestão de ativos baseados na Web, os utilizadores podem fazer login num portal da Web utilizando um navegador em qualquer dispositivo com ligação à Internet. Os sistemas baseados na Web proporcionam maior acessibilidade e permitem que vários utilizadores trabalhem em conjunto a partir de diferentes locais.

• Sistemas compatíveis com dispositivos móveis

  Os sistemas de gestão de ativos compatíveis com dispositivos móveis permitem que as organizações gerem ativos fixos utilizando uma aplicação móvel. Os utilizadores podem adicionar e atualizar informações de ativos, digitalizar códigos de barras ou códigos QR e receber notificações enquanto estão em movimento. Os sistemas compatíveis com dispositivos móveis proporcionam maior conveniência e permitem que os utilizadores respondam rapidamente a pedidos e problemas relacionados com a gestão de ativos fixos.

• Sistemas especializados do setor

  Algumas organizações exigem sistemas de gestão de ativos fixos que sejam personalizados para satisfazer as necessidades específicas do seu setor. Por exemplo, as instituições de saúde precisam de gerir equipamentos médicos, enquanto as empresas de construção precisam de gerir ferramentas e maquinaria. As organizações podem utilizar sistemas especializados do setor que fornecem funcionalidades adaptadas às suas necessidades específicas.

Funções e funcionalidades

• Rastreamento e identificação de ativos: As funções principais da gestão de ativos fixos incluem o rastreamento, que envolve saber a localização, o estado e a condição de cada ativo a qualquer momento; a identificação, que inclui a etiquetagem; a classificação; e a categorização de todos os ativos para facilitar a gestão; e a gestão de inventário, que implica contar ou verificar regularmente todos os ativos para garantir que os registos correspondem aos itens físicos.
• Gestão do ciclo de vida do ativo: Isto abrange a aquisição, a implementação, a manutenção e a retirada de ativos fixos. Garante que os ativos são adquiridos corretamente, colocados em serviço de forma eficiente, reparados atempadamente durante a operação e eliminados corretamente no final da sua vida útil.
• Gestão da conformidade e regulamentação: A gestão de instalações deve cumprir as leis e regulamentos que regem a manutenção de registos, a proteção de dados, as normas financeiras, etc., através de auditorias, revisões e cumprimento das práticas estabelecidas. Isto ajuda a mitigar os riscos legais e a manter a confiança das partes interessadas.
• Relatórios e análises: As funções, funcionalidades e benefícios da gestão de ativos fixos visam fornecer insights para uma tomada de decisão informada. Estas incluem relatórios personalizados sobre o desempenho, os custos e os riscos dos ativos para apoiar o planeamento estratégico; ferramentas de análise para avaliar tendências de dados, padrões e anomalias relacionadas com os ativos para melhorar a compreensão; e painéis que apresentam métricas em tempo real com representação visual de dados para uma monitorização e gestão eficazes dos ativos.
• Integração: Para uma gestão de ativos otimizada e máxima eficiência financeira, as funções e funcionalidades dos sistemas de gestão de ativos fixos devem integrar-se perfeitamente com outros sistemas empresariais, como contas a pagar, compras, controlo de inventário e gestão de manutenção.

Cenários

O sistema de gestão de ativos fixos tem muitas aplicações práticas. Aqui estão alguns casos de uso típicos para empresas que utilizam o software para gerir os seus ativos.

• Empresas de construção

  As empresas de construção podem aplicar o sistema de gestão de ativos fixos de várias formas. Podem utilizá-lo para rastrear e gerir equipamentos de construção. O software também pode ajudar os gestores a monitorizar a manutenção e as reparações de ativos. Tudo isto fará com que os ativos da empresa de construção operem de forma segura e eficiente.

• Indústrias de fabrico

  As indústrias de fabrico precisam de sistemas de gestão de ativos fixos para efetuar operações de produção eficientes. O software ajuda os fabricantes a rastrear maquinaria e ferramentas de produção. Também ajudará os utilizadores a calcular a depreciação para fins fiscais. Tudo isto leva a relatórios financeiros precisos. No final, um sistema de gestão de ativos fixos ajuda a melhorar a eficiência da produção na indústria de fabrico.

• Organizações de saúde

  Hospitais e instalações de saúde podem utilizar o sistema de gestão de ativos fixos para gerir e rastrear todos os equipamentos médicos. Os utilizadores podem realizar auditorias regulares para garantir a precisão dos registos de ativos. Isto ajudará na prestação eficaz de serviços de cuidados de saúde. O software também pode ser aplicado a organizações de saúde para gerir ativos de tecnologia da informação, como servidores e computadores.

• Instituições de ensino

  As instituições de ensino precisam de um sistema de gestão de ativos fixos fiável para gerir inventários escolares, como mobiliário, livros e equipamentos de laboratório. Após a implementação eficaz do sistema, os gestores podem facilmente rastrear a localização e o estado de todos os ativos. O software também ajuda na gestão de ativos financeiros, como fundos de doação e investimentos. Isso garante a utilização eficiente dos recursos e promove a transparência na instituição.

• Empresas de retalho

  As empresas de retalho utilizam o sistema de gestão de ativos fixos para gerir ativos como terminais de ponto de venda, expositores e mobiliário. O software simplifica o rastreamento de ativos e ajuda a gerar relatórios sobre o valor e a depreciação dos ativos. Todas estas funcionalidades dão aos retalhistas uma melhor compreensão dos seus ativos e ajudam-nos a tomar melhores decisões.

• Agências governamentais

  Os sistemas de gestão de ativos fixos podem melhorar a transparência e a responsabilização nas agências governamentais. O software pode ajudar as agências governamentais a rastrear e gerir ativos como veículos, equipamentos e propriedades. Os utilizadores podem registar todas as transações de ativos e gerar demonstrações financeiras e relatórios. Estes documentos ajudarão nas auditorias e no cumprimento das regulamentações governamentais.

Como escolher um sistema de gestão de ativos fixos

Os utilizadores devem considerar vários fatores antes de comprar um sistema de gestão de ativos. As suas funcionalidades, preços e facilidade de utilização são alguns componentes essenciais a ter em conta.

A IEC 61942 é uma das normas internacionais para avaliar software de gestão de ativos fixos. Alguns utilizadores também podem considerar a garantia de qualidade do software, como os métodos de teste utilizados. O método de desenvolvimento do software também pode afetar a sua qualidade. Algumas pessoas preferem software criado utilizando a metodologia ágil.

O tipo de implementação é outra consideração. Os sistemas de gestão de ativos fixos podem ser baseados na cloud ou locais. Cada um tem as suas vantagens e desvantagens. Os utilizadores devem ponderar os prós e os contras de cada um para tomar uma decisão informada. Os sistemas baseados na cloud são populares devido à sua acessibilidade, enquanto os sistemas locais oferecem mais controlo.

O preço é um termo amplo que pode significar muitas coisas. Os utilizadores devem garantir que o preço referido é apenas o preço de compra e não os custos recorrentes. Descubra quantas subscrições são necessárias e o preço de cada uma. Certifique-se de que todos os custos adicionais, como atualizações e manutenção, são claramente descritos. Além disso, certifique-se de que os preços do sistema de gestão de ativos fixos não significam subutilização, pois os utilizadores precisarão de pagar por mais licenças se forem necessários mais utilizadores.

A experiência do utilizador do sistema é outra consideração importante. A interface deve ser intuitiva e fácil de utilizar. Os sistemas com má usabilidade exigem formação extensiva dos utilizadores, o que pode ser dispendioso e demorado. Além disso, procure suporte ao cliente responsivo em caso de dúvidas sobre o sistema.

Finalmente, considere as capacidades de integração do sistema. Deve integrar-se perfeitamente com os sistemas existentes, como a plataforma de contabilidade. Isso ajuda a garantir operações comerciais ininterruptas. Estes são apenas alguns fatores importantes a considerar antes de comprar um sistema de gestão de ativos fixos.

Q&A

P: Quais são os componentes essenciais do sistema de gestão de ativos fixos?

R: Existem vários componentes essenciais que constituem um sistema de gestão de ativos fixos bem-sucedido. Incluem a identificação de ativos, que abrange a etiquetagem e a marcação, a gestão de dados de ativos, que inclui o rastreamento e a elaboração de relatórios, a gestão do ciclo de vida do ativo, que envolve a manutenção e a conformidade, e, finalmente, uma solução de software integrada.

P: Por que um sistema de gestão de ativos fixos é importante?

R: Um sistema de gestão de ativos fixos é essencial, pois ajuda no cálculo preciso do patrimônio líquido da organização, na determinação do valor dos ativos através da depreciação e na garantia de que todos os ativos são contabilizados no balanço patrimonial da empresa. Também ajuda a otimizar a utilização de ativos, a gerir os ativos de forma eficaz e a evitar custos desnecessários.

P: Com que frequência as auditorias de ativos devem ser realizadas?

R: Não existe um período específico para a frequência com que as auditorias de ativos fixos devem ser realizadas. No entanto, a equipa de gestão deve determinar quando uma auditoria é devida após avaliar as práticas de gestão de ativos da empresa. As empresas com taxas de rotatividade de ativos maiores podem exigir auditorias mais frequentes do que aquelas com taxas mais baixas.

P: Que desafios podem ser enfrentados ao gerir ativos fixos?

R: Alguns desafios que surgem ao gerir ativos fixos incluem a falta de acesso a dados simultâneos precisos, o que pode atrasar os processos de tomada de decisão, e uma má comunicação entre os departamentos financeiro e operacional. Também podem incluir um rastreamento inadequado de ativos devido a processos manuais, o que pode levar à perda ou ao extravio de ativos.