Registros da empresa

Tipos de Registros de Empresa

Registros de empresa são essenciais para todas as empresas, pois esses registros fornecem informações necessárias sobre a empresa. Vários registros de empresa são importantes para as empresas, como demonstrações financeiras, atas de reuniões, estatutos sociais e muitos outros. Todos esses registros devem ser mantidos seguros pela organização e acumulados ao longo do tempo. Os registros de empresa podem ser amplamente classificados em três categorias: registros legais, registros financeiros e registros operacionais.

• Registros legais

  Os registros legais consistem em todos os registros que são exigidos por lei. Desde o início da empresa, documentos como estatutos sociais, estatutos, acordos de sociedade e licenças e permissões comerciais fazem parte dos registros legais. Os registros legais também incluem contratos e acordos essenciais, como contratos com clientes, acordos com fornecedores, contratos de arrendamento e acordos de confidencialidade. Quaisquer contratos que demonstram a situação legal da empresa também podem ser incluídos nos registros legais. Outra parte essencial dos registros legais são as atas de reuniões. Isso inclui registros de todas as reuniões de acionistas e diretores. A prova de que as reuniões foram realizadas e as decisões foram tomadas, juntamente com as assinaturas dos participantes, fazem parte dos registros legais. Finalmente, os registros legais também incluem documentação de conformidade, como declarações de imposto de renda, registros de empregados, etc.

• Registros financeiros

  Os registros financeiros são muito importantes para qualquer organização, pois ajudam a controlar a situação financeira da empresa. Os registros financeiros incluem documentos como balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, demonstrações de fluxo de caixa e extratos bancários. Todas as transações que ocorreram, sejam elas de entrada ou saída, devem ser devidamente registradas e armazenadas. Como dito anteriormente, os registros financeiros ajudam a controlar a situação financeira da empresa e seu crescimento geral. Esses registros são essenciais ao declarar impostos e determinar o valor devido ou reembolsos recebidos.

• Registros operacionais

  Os registros operacionais incluem tudo relacionado às operações internas da empresa. Desde políticas e procedimentos da empresa até manuais de funcionários, esses registros operacionais ajudam a garantir o bom funcionamento do negócio. Os registros de clientes, incluindo consultas, reclamações e feedback, são cruciais para estabelecer fortes relacionamentos com os clientes. Os registros de vendas também devem ser incluídos nos registros operacionais, pois esses registros ajudam a formar o crescimento geral da empresa. A avaliação dos dados de vendas indicará o desempenho da empresa.

Funções e recursos dos registros de empresa

Os registros de empresa atendem a vários propósitos, com vários recursos que atendem a cada propósito.

Os registros de empresa possuem os seguintes recursos;

• Precisos e completos: Para que qualquer documento seja reconhecido como registro de empresa, ele deve ser preciso e abrangente. A lei determina que todos os fatos apresentados nos registros sejam precisos; portanto, é essencial obtê-los de fontes confiáveis.
• Acessíveis e recuperáveis: Os registros de empresa devem ser acessíveis aos funcionários autorizados para uso sempre que necessário. Os registros devem ser organizados para permitir a recuperação rápida e simples.
• Segurança: Os registros de empresa incluem informações confidenciais e privadas sobre as operações da empresa. O acesso não autorizado a eles pode ter efeitos negativos. Para proteger as informações de quaisquer riscos ou violações, os registros devem, portanto, ser mantidos de forma segura e protegida.
• Mantidos atualizados: Os registros de empresa devem ser atuais e refletir o estado das coisas na empresa. As atualizações regulares garantem que os dados apresentados sejam precisos e relevantes para as operações da empresa.
• Autenticidade e integridade: A autenticidade e a integridade dos registros de empresa devem ser garantidas para serem classificadas como prova legal em um tribunal de justiça. Os registros devem ser mantidos de forma segura para protegê-los de adulteração.
• Recursos incluem:
• Organização: Para garantir que as normas de conformidade sejam satisfeitas, os registros devem ser organizados de forma sistemática de acordo com o tipo e a data. Essa organização facilita o gerenciamento eficiente de registros e garante acesso rápido a informações importantes.
• Documentação: Toda transação comercial, correspondência e resolução devem ser documentadas nos registros da empresa. Essa documentação oferece uma descrição completa das operações e processos de tomada de decisão da empresa.
• Política de retenção: A lei determina que as empresas mantenham certos registros por um período de tempo predeterminado. Para cumprir essas leis e liberar espaço, as empresas devem desenvolver e implementar uma política de retenção que descreva por quanto tempo os registros devem ser mantidos.

Aplicações de registros de empresa

Observando a importância dos registros de funcionários, documentos pessoais e os benefícios de ter um sistema de gerenciamento de registros comerciais, não é surpresa que algumas indústrias utilizem mais os registros de empresa.

• Indústria jurídica: A indústria jurídica se beneficia muito dos registros comerciais. Os advogados os utilizam ao representar clientes no tribunal, evitando penalidades ao cumprir a lei por meio de documentação adequada e fornecendo um meio de resolver disputas entre sócios comerciais (por meio de acordos de sociedade).
• Indústria financeira: As instituições financeiras usam documentos como extratos de conta e registros de transações para cumprir regulamentos e leis, entre outras coisas. Esses registros também são usados ​​para monitorar atividades de lavagem de dinheiro por meio de investigações completas e políticas de conheça seu cliente.
• Setor da saúde: O setor da saúde usa registros de pacientes para fornecer cuidados de qualidade, acompanhar pacientes existentes e avaliar o comportamento dos profissionais de saúde. O gerenciamento de tais registros ajuda a controlar os pacientes e garante que eles sejam atendidos de forma oportuna e eficiente.
• Setor educacional: Escolas e organizações educacionais usam registros internos de empresa para gerenciar funcionários e manter informações importantes, como contratos e cartas de emprego. Eles também mantêm registros de alunos para garantir que eles tenham as credenciais e notas adequadas. O gerenciamento de registros em instituições educacionais também pode ser usado para acompanhar o progresso dos alunos.
• Instituições governamentais: As instituições governamentais usam o gerenciamento de registros para garantir que cumpram leis e regulamentos e para manter documentos, contratos e acordos essenciais. O gerenciamento adequado de registros ajuda a reduzir a fraude e fornece uma maneira de investigar e acompanhar as transações financeiras.
• Organizações de varejo: Lojas de varejo, restaurantes e supermercados usam registros de empresa, como registros de estoque, recibos de compra e registros de vendas, para gerenciar suas operações do dia a dia. Esses registros são cruciais para avaliar a situação financeira da loja e a rentabilidade geral.
• Manufatura: A indústria de manufatura usa registros de empresa para monitorar a produção, rastrear o histórico de produtos fabricados e manter registros financeiros.
• Organizações não governamentais: As ONGs precisam de registros de empresa para entender seus financiadores, acompanhar doações e gerenciar recursos financeiros. Esses registros os ajudam a produzir relatórios para responsabilização.

Como escolher registros de empresa

Ao procurar registros de empresa para comprar, é importante saber primeiro qual tipo é necessário. Alguns registros são digitais, enquanto outros são em papel. O meio de armazenamento dependerá do formato que a empresa prefere.

É importante entender os requisitos e regulamentos da indústria ao escolher registros de empresa. Diferentes indústrias têm padrões diferentes que regem a manutenção e o gerenciamento de registros.

O tipo de registros de empresa necessário depende do tipo de indústria em que a empresa atua. Diferentes indústrias exigem registros diferentes como parte de seus procedimentos operacionais.

Lembre-se de que nem todos os registros são necessários para todos os estados ou empresas. Os requisitos específicos dependerão dos regulamentos e de várias condições.

Muitos fornecedores de registros de empresa oferecem grandes descontos com base no número de registros que estão sendo encomendados. Os compradores devem considerar a encomenda de registros em massa para aproveitar os descontos dos fornecedores. É provável que os registros sejam necessários em grandes quantidades para algumas indústrias e empresas. Seja qual for o caso, a encomenda em massa compensará alguns custos e é uma boa ideia.

É necessário garantir que os livros de registro sejam de boa qualidade. Papel de boa qualidade leva à durabilidade. Além disso, muitas empresas preferem livros encadernados em vez de folhas soltas. Os livros encadernados também oferecem um toque profissional e são mais fáceis de manusear.

Escolha livros com títulos e subtítulos claros para que as informações possam ser facilmente registradas de forma ordenada. Tabelas e gráficos também devem ser fáceis de ler.

Certifique-se de que o tamanho dos livros de registro da empresa seja adequado às necessidades da empresa. É importante determinar se os livros serão mantidos em arquivos ou se serão carregados. Isso pode ajudar a determinar o tamanho mais adequado.

O tipo de livros de registro de empresa necessários dependerá do tipo de registro que será mantido. Algumas opções populares incluem diários, livros-razão, diários, livros de registro e livros de compromissos. Alguns livros têm formulários pré-impressos que ajudam a coletar e organizar informações, como pesquisas e listas de verificação.

Ao escolher registros de empresa, também é importante determinar o intervalo de datas a ser mantido nos livros. Os registros em papel ou digitais terão que ser classificados de acordo com o intervalo de datas que cobrem.

Perguntas e respostas

P: Por que os registros de empresa são importantes?

R: Eles são importantes por muitos motivos. Eles ajudam a provar que o negócio existe. Eles também mostram a propriedade de coisas importantes como patentes e marcas registradas. Os registros são exigidos por lei.

P: Quais fatores devem ser considerados ao escolher um sistema de gerenciamento de registros de empresa?

R: Ao escolher um sistema, pense nos custos, eficiência, segurança e conformidade com os requisitos legais.

P: Como a tecnologia pode ser usada para gerenciar registros de empresa de forma eficaz?

R: A tecnologia pode ajudar a organizar registros, automatizar processos e melhorar a segurança. Ela facilita o acesso e demonstra eficiência aos auditores.

P: Quais são os benefícios de manter registros corporativos?

R: Manter registros de empresa pode ajudar a proteger a empresa legalmente, melhorar sua eficiência e garantir o cumprimento de leis e regulamentos.